Les associations condominiales (par l’intermédiaire du conseil d’administration) doivent se conformer à leurs obligations juridiques telles qu’énoncées dans la Loi de 1998 sur les condominiums en ce qui concerne la production, la tenue et l’accès aux dossiers. Le conseil, quant à lui, délègue souvent la responsabilité de la tenue des dossiers de l’association au gestionnaire de condominiums ou à l’entreprise de services de gestion.

Dans ce cas, le gestionnaire de condominiums ou l’entreprise de services de gestion est tenu de veiller à ce que les dossiers soient exacts et détaillés et que les informations confidentielles soient protégées. Les dossiers doivent également demeurer accessibles et être produits en temps utile en cas de demande d’accès.  

En ce qui concerne le traitement des dossiers, les fonctions d’un gestionnaire de condominiums sont les suivantes :

• conserver les dossiers pendant au moins six ans;
• créer et conserver des copies pour les besoins du contrat;
• garantir la sécurité des dossiers;
• ne pas utiliser ou divulguer les dossiers sauf si la loi l’exige;
• respecter ses obligations juridiques et éthiques;
• transférer les dossiers à la résiliation du contrat.

Transfert des dossiers d’associations condominiales

Comme le prévoit la législation, lorsque prend fin un contrat de gestion avec un client, le titulaire de permis est tenu de transférer tous les documents et dossiers au plus tard 15 jours après la résiliation. Toutefois, par courtoisie professionnelle, les gestionnaires de condominiums transfèrent généralement les dossiers encore plus tôt.

Si certains dossiers n’existent pas au moment de la résiliation du contrat, le titulaire de permis doit les créer, les copier et les transférer au client au plus tard 30 jours après la résiliation du contrat.

L’OORGC encourage activement la tenue diligente et éthique des dossiers. Lors de l’évaluation d’une plainte liée au transfert de dossiers, l’OORGC tiendra compte du moment opportun, de la diligence raisonnable, de la qualité et de l’exhaustivité du transfert pour déterminer la ligne de conduite appropriée.