Un fondé de pouvoir est une personne désignée pour représenter un propriétaire de condominium lors d’une assemblée des propriétaires. Le fondé de pouvoir est désigné au moyen d’un formulaire de procuration qui l’autorise à assister à l’assemblée pour l’une des raisons suivantes :

• atteindre le quorum;
• voter sur les questions de procédure courante;
• proposer des propriétaires aux postes d’administrateurs, et voter sur des questions soumises à des instructions particulières dans le formulaire de procuration dûment rempli.

Le conseil d’administration de l’association condominiale est responsable de l’utilisation légale des procurations, une obligation qui peut être déléguée au gestionnaire de condominiums, à l’entreprise de services de gestion ou à un tiers.

Lorsqu’ils administrent des formulaires de procuration, les gestionnaires de condominiums et les entreprises de services de gestion doivent rester neutres, éthiques et professionnels, et s’assurer qu’ils respectent leurs obligations en vertu de la loi.

L’article 53 de la LSGC et l’article 33 du règlement général définissent les droits et les responsabilités des titulaires de permis en ce qui concerne la sollicitation de formulaires de procuration. Parmi les nombreuses obligations à cet égard, les titulaires de permis ne sont pas autorisés à solliciter des procurations lorsque l’objet de la réunion en question comprend :

• toute question directement liée au titulaire de permis;
• la destitution ou l’élection d’un ou plusieurs administrateurs du client;
• toute autre question prescrite.

Les gestionnaires peuvent toutefois faciliter l’utilisation des formulaires de procuration, notamment en distribuant, en recueillant ou en conservant ces formulaires. Les gestionnaires peuvent également solliciter des formulaires de procuration lorsque cela vise uniquement à atteindre le quorum à la réunion.

Dans un souci de conformité, l’OORGC peut prendre certaines mesures à l’encontre d’un titulaire de permis qui fait l’objet d’une plainte pour ne pas avoir respecté ses obligations juridiques et/ou éthiques dans le cadre de la gestion des procurations. Par exemple, le registrateur pourrait prendre ces mesures si le titulaire de permis :

• n’a pas su rester neutre lors de l’élection des administrateurs;
• a fourni des informations inexactes aux propriétaires;
• a accordé un traitement préférentiel aux propriétaires connus pour être favorables à certains candidats au poste d’administrateur;
• n’a pas enregistré correctement la présence des fondés de pouvoir lors des assemblées.

Le guide à l’intention des titulaires de permis de l’OORGC fournit de l’information supplémentaire sur l’utilisation de fondés de pouvoir et de formulaires de procuration.