Programme d’inspection
Le programme d’inspection basé sur les risques de l’OORGC surveille et confirme que les gestionnaires de condominiums et les entreprises fournisseurs se conforment à des exigences clés énoncées dans la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums (LSGC) et ses règlements.
Pendant ses premières années d’exploitation, l’OORGC a mené des inspections auprès de titulaires de permis à la suite d’allégations de fautes graves variées ayant entraîné de nombreuses mesures réglementaires, y compris la révocation et la suspension de permis. Ces inspections portaient notamment sur différents aspects de non-conformité avec la LSGC, comme :
- Détournement de fonds et allégations de fraude;
- Rétention de documents ou d’argent, ou omission de les remettre à un client après la fin du contrat de gestion;
- Intervention dans l’élection des administrateurs d’associations condominiales et utilisation abusive des formulaires de procuration;
- Gestion de dossiers inadéquate ou inexistante;
- Tolérance envers la pratique sans permis et embauche de personnes non autorisées;
- Infraction aux conditions d’un permis;
- Autres types de conduite non professionnelle ou déshonorante.
Conformément à la recommandation 7 de l’Audit de l’optimisation des ressources : Surveillance des condominiums en Ontario du Bureau de la vérificatrice générale de l’Ontario, l’OORGC a incorporé à son programme de conformité des inspections proactives standardisées auprès de ses titulaires de permis. Ces inspections portent sur des domaines clés, dont les suivants :
- Pratiques de gestion des dossiers, y compris les processus de transfert;
- Administration des assemblées des propriétaires et des élections et utilisation de formulaires de procuration;
- Signalement de conflits d’intérêts au conseil d’administration d’un client;
- Supervision des titulaires de permis restreint et vérification de la détention des permis appropriés par le personnel des entreprises fournisseurs;
- Présence de contrats écrits avec tous les clients.
Ces inspections ont permis à l’OORGC d’en savoir plus sur les activités, les formations, les méthodes de gestion des dossiers et les processus de ces fournisseurs. Le Rapport sur le programme pilote d’inspections de l’OORGC résume la portée du projet pilote et les principales constatations.
Cette année, l’OORGC prévoit mener 30 inspections proactives auprès d’entreprises de gestion de condominiums. L’approche adoptée pour ces inspections découle de conseils du comité consultatif de l’OORGC.
Il mènera ses inspections auprès d’entreprises de toutes tailles, dans différentes régions de la province. Certains titulaires de permis seront sélectionnés aléatoirement, mais d’autres pourraient l’être selon d’autres facteurs.
Même si le registrateur de l’OORGC se réserve le droit d’appliquer des mesures réglementaires à la suite d’une inspection, l’objectif de ce programme est d’évaluer les pratiques des titulaires de permis pour assurer le respect de la législation en vigueur. À la fin de l’inspection, le titulaire de permis recevra un rapport proposant des pistes d’amélioration. Un suivi sera effectué au besoin.
Guides du programme d’inspection
Les guides suivants proposent un survol des processus de l’OORGC et des différents types d’inspection. Ces documents donnent également l’occasion aux titulaires de permis d’évaluer leur pratique professionnelle afin de se conformer aux exigences et de se préparer à une inspection éventuelle. Pendant l’inspection, l’inspecteur utilisera des grilles standardisées pour recueillir de l’information sur les titulaires de permis.
Aussitôt que de nouveaux guides portant sur d’autres types d’inspection seront créés, ils seront publiés ici.
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Télécharger Inspections : Administration des assemblées des propriétaires et processus de vote
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Foire aux questions
Qu’est-ce qui confère à l’OORGC l’autorité de mener des inspections auprès des titulaires de permis?
En vertu de l’article 59 de la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums (LSGC), « le registrateur peut nommer des personnes en qualité d’inspecteurs pour effectuer des inspections ».
Quels sont les pouvoirs des inspecteurs?
Dans le cadre d’une inspection, l’inspecteur :
- a le droit d’avoir libre accès à l’argent, aux objets de valeur et aux documents et aux dossiers pertinents de la personne en cause;
- peut présenter des demandes raisonnables de renseignements, verbalement ou par écrit, relativement à toute chose pertinente;
- peut exiger d’une personne qu’elle produise un document ou un dossier pertinents et qu’elle fournisse l’aide qui est raisonnablement nécessaire, notamment en recourant à un dispositif ou système d’archivage, de traitement ou d’extraction des données pour produire le document ou le dossier sous quelque forme que ce soit;
- peut recourir, en vue de produire des renseignements pertinents sous quelque forme que ce soit, à tout dispositif ou système d’archivage, de traitement ou d’extraction des données utilisé pour exercer les activités d’un titulaire de permis;
- peut, après avoir donné un récépissé à cet effet, et afin de les examiner et d’en tirer des copies, prendre des choses pertinentes, y compris tout disque d’archivage des données ou autre dispositif d’extraction des données, en vue de produire des renseignements, mais doit ensuite les rendre promptement à la personne en cause.
Quel niveau de coopération est attendu?
Si un inspecteur exige d’une personne qu’elle produise un document ou un dossier et qu’elle fournisse de l’aide, celle-ci doit obtempérer. Il est aussi illégal de faire entrave à l’inspecteur qui effectue une inspection, ainsi que de retenir, de dissimuler, d’altérer ou de détruire de l’argent ou des documents ou des dossiers pertinents dans le cadre de l’inspection.
Est-ce que d’autres organismes de réglementation mènent des inspections proactives auprès de leurs membres et de leurs titulaires de permis?
Oui. Il est normal, pour un organisme de réglementation des professions, de mener des inspections régulières auprès de ses membres et de ses titulaires de permis.
Qui peut faire l’objet d’une inspection « proactive »?
Tout titulaire de permis peut faire l’objet d’une inspection. L’OORGC utilisera au départ une approche basée sur les risques pour sélectionner les personnes visées par une inspection. Toutefois, la méthode de sélection du programme d’inspection, qui est actuellement à l’état de projet pilote, évoluera au fil du temps. L’OORGC mènera des inspections auprès d’entreprises de gestion de toutes tailles, établies partout dans la province. Certaines personnes pourraient aussi être sélectionnées en raison de tendances observées, de plaintes déposées par le passé ou d’autres facteurs.
Si un gestionnaire ou une entreprise de gestion fait l’objet d’une inspection, est-ce que cela signifie qu’il ou elle a fait quelque chose de mal?
Non. Même si l’OORGC pourrait sélectionner certaines personnes en raison d’infractions passées, bon nombre de titulaires de permis seront sélectionnés aléatoirement.