Un gestionnaire de condominiums agréé ne doit pas être employé par plus d’un fournisseur de services de gestion de condominiums à moins d’avoir obtenu le consentement écrit de tous les fournisseurs qui l’emploient.

Un gestionnaire de condominiums qui détient un permis général ou un permis général transitoire peut travailler directement pour une association condominiale à condition de ne pas être employé directement par plus de trois associations condominiales et de ne pas être un entrepreneur indépendant. Les titulaires d’un permis restreint ne peuvent être employés directement par une association condominiale. Les titulaires d’un permis restreint doivent être employés par un fournisseur de services de gestion de condominiums.

Les gestionnaires de condominiums doivent avoir sur eux leur plus récente attestation de permis lorsqu’ils fournissent des services de gestion de condominiums, et la présenter pour inspection à toute personne qui le demande. Le gestionnaire peut produire une copie papier ou afficher son permis sur un appareil mobile.

Tous les gestionnaires de condominiums et les fournisseurs de services de gestion de condominiums doivent maintenir une adresse aux fins de signification en Ontario auprès de l’OORGC.

Tout titulaire de permis qui fournit des services de gestion de condominiums à un client doit avoir établi un contrat écrit régissant les services, et ne doit fournir les services qu’en conformité avec le contrat.

Le titulaire de permis, ou toute personne agissant pour son compte, ne peut solliciter d’acte désignant un fondé de pouvoir pour une réunion dont l’objet comprend :

• toute question directement liée au titulaire de permis;
• toute question directement liée à la destitution ou l’élection d’un ou plusieurs administrateurs du client.

Le règlement général autorise les titulaires de permis à solliciter un acte désignant un fondé de pouvoir pour une réunion si cela vise uniquement à établir le quorum à la réunion. Pour en savoir plus sur le rôle du gestionnaire en ce qui concerne l’utilisation de formulaires de procuration, veuillez consulter notre Guide à l’intention des titulaires de permis : utilisation de fondés de pouvoir et de formulaires de procuration.

Lors de la résiliation d’un contrat de services de gestion de condominiums avec un client, le titulaire de permis doit immédiatement transférer au client tous les dossiers et documents le concernant.

Pour en savoir plus sur les responsabilités du gestionnaire en ce qui concerne le maintien et le transfert de dossiers, veuillez consulter notre Guide à l’intention des titulaires de permis : gestion des dossiers pour les gestionnaires de condominiums.

Le titulaire de permis ne doit pas falsifier de renseignements, ni aider, inciter ou conseiller à une autre personne de falsifier des renseignements liés à la prestation de services de gestion de condominiums par le titulaire de permis. La même interdiction existe pour la fourniture et l’aide à la fourniture de faux renseignements liés à la prestation de services de gestion de condominiums par le titulaire de permis.

Le titulaire de permis ne doit pas conseiller ou aider sciemment une personne à enfreindre la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums ou la Loi de 1998 sur les condominiums.

Les titulaires de permis doivent divulguer à leur client tout intérêt important qu’ils ont dans un contrat, et obtenir l’approbation écrite du client avant de conclure le contrat. Le titulaire de permis ne doit pas être présent lors de la discussion du conseil d’administration au sujet de son intérêt dans le contrat, à moins que le conseil n’y consente.

Les titulaires de permis doivent conserver les documents relatifs aux activités suivantes pendant au moins six ans :

• achèvement de la formation, des examens, de la formation continue et de l’expérience de travail liés à la gestion de condominiums;
• contrats d’emploi ou d’engagement avec des associations condominiales;
• expérience de travail requise pour un permis général;
• supervision des titulaires de permis restreint;
• documentation de toute divulgation devant être faite à un client en vertu de la LSGC;
• dossiers d’emploi concernant des gestionnaires de condominiums;
• délégations à un gestionnaire de condominiums pour maintenir ou percevoir des fonds au nom d’une association condominiale;
• tout autre avis ou document requis en vertu de la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums ou de ses règlements.

Se reporter au règlement général pour une description complète des dossiers à maintenir.

Le titulaire de permis doit obtenir l’approbation préalable du registrateur pour stocker des dossiers de gestion des condominiums dans un logement. Cette approbation sera fondée sur la prise de dispositions adéquates pour l’accès aux dossiers par l’OORGC, comme le permet la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums.

Le titulaire de permis a les obligations suivantes envers ses clients en ce qui concerne la gestion de leurs dossiers :

• créer et conserver des copies pour les besoins du contrat;
• transférer les dossiers à la résiliation du contrat;
• protéger les dossiers;
• ne pas utiliser ou divulguer des dossiers, sauf si cela est nécessaire aux fins énoncées aux articles 35(4) a) et b) du règlement général.

On s’attend à ce que tous les titulaires de permis tiennent à jour les informations de leur profil auprès de l’OORGC. Cela comprend le maintien d’une adresse, d’une adresse courriel, d’un numéro de téléphone et d’un nom légal à jour. La Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums exige que les titulaires de permis avisent le registrateur dans les cinq jours suivant tout changement d’adresse aux fins de signification et de tout début ou fin d’emploi dans une entreprise de services de gestion de condominiums ou une association condominiale. Voir la partie 4 de la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums et les articles 28 à 35 du règlement général pour en savoir plus à cet égard.

Tout gestionnaire de condominiums qui détient un permis restreint ne peut fournir de services de gestion de condominiums que sous la supervision d’un titulaire de permis général ou général transitoire. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page consacrée aux permis restreints.

Veuillez consulter les articles 8 et 22 du règlement général pour de plus amples renseignements.

Les titulaires de permis restreint ne peuvent être employés directement par une association condominiale. Les titulaires de permis restreint ne peuvent fournir de services de gestion de condominiums que dans le cadre d’un emploi auprès d’un fournisseur agréé de tels services.