L’OORGC a récemment reçu un certain nombre de demandes de renseignements concernant le rôle du gestionnaire de condominiums en ce qui concerne la collecte et le traitement des votes électroniques avant la tenue d’une assemblée des propriétaires.

Comme les gestionnaires de condominiums le savent déjà, la Loi de 1998 sur les condominiums permet actuellement aux propriétaires de voter par voie électronique, si le règlement de l’association condominiale le permet. Le 24 avril 2020, dans le contexte de la pandémie de COVID-19, la Loi sur les condominiums a été temporairement modifiée pour autoriser le vote par voie électronique lors des assemblées des propriétaires, même en l’absence d’une disposition à cet égard dans le règlement de l’association.

Étant donné les circonstances actuelles, un plus grand nombre d’associations condominiales ontariennes ont adopté le vote par voie électronique, et les gestionnaires de condominiums se retrouveront parfois en territoire inconnu. Par exemple, ils pourraient avoir accès à des informations sur les votes avant la tenue des réunions.

Traitement des votes par voie électronique

Les gestionnaires de condominiums sont des professionnels agréés qui doivent donner un bon exemple de conduite professionnelle lorsqu’ils fournissent des services de gestion de condominiums. Lors de l’exécution des exigences administratives des assemblées de propriétaires, les gestionnaires de condominiums sont censés agir en tant qu’administrateurs neutres et impartiaux.

En 2018, l’OORGC a publié le Guide à l’intention des titulaires de permis : utilisation de fondés de pouvoir et de formulaires de procuration. Ce guide se veut une ressource utile décrivant les obligations juridiques et déontologiques des gestionnaires de condominiums et des entreprises fournisseurs de services de gestion agréés concernant l’utilisation de fondés de pouvoir et de formulaires de procuration. On peut également lire dans les pages du guide que les gestionnaires de condominiums sont tenus aux mêmes obligations déontologiques relatives à l’utilisation des formulaires de procuration lors de l’administration des processus de vote par voie électronique.

Lignes directrices de l’OORGC

Quel que soit le type de plateforme de vote électronique (par exemple, système recueillant les votes par le biais de bulletins électroniques avancés ou générant des formulaires de procuration selon le contenu d’un formulaire électronique), les gestionnaires ne doivent jamais utiliser ou partager des informations sur les tendances d’un vote par anticipation dans le but d’influencer les résultats d’un vote. En fait, les gestionnaires doivent s’abstenir en toute situation de tenter d’influencer les résultats d’un vote des propriétaires.

Les informations reçues par l’OORGC suggèrent que, dans certaines circonstances, des gestionnaires de condominiums auraient fait pression sur les administrateurs de plateformes de vote électronique pour obtenir les résultats d’un vote par anticipation avant une assemblée des propriétaires. Cela a soulevé la question de savoir si les informations obtenues par les gestionnaires de condominiums sont parfois utilisées dans le but d’influencer les résultats d’un vote. On recommande aux titulaires de permis d’éviter une telle pratique, en notant d’ailleurs que toute tentative d’influencer le résultat d’un vote des propriétaires, de quelque manière que ce soit, constitue une violation de la Loi de 2015 sur les services de gestion des condominiums et du règlement sur le code de déontologie, et que le titulaire de permis qui s’en rendrait coupable fera l’objet de mesures disciplinaires imposées par l’OORGC.

Où trouver des informations supplémentaires

For Pour en savoir davantage, veuillez consulter la ressource de l’OORGC intitulée Guide à l’intention des titulaires de permis : utilisation de fondés de pouvoir et de formulaires de procuration. L’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC) a également publié une ressource utile sur le sujet. Il s’agit du guide intitulé Animer des assemblées des propriétaires pendant la pandémie de COVID-19.