La Loi de 1998 sur les condominiums décrit :

• les obligations juridiques d’une association condominiale (par l’entremise de son conseil d’administration) relatives à la production et à la tenue des dossiers de condominiums ainsi qu’à l’accès à ces derniers;
• quand et comment les propriétaires sont autorisés à accéder aux dossiers de condominiums.

Si ces dossiers appartiennent à l’association, le gestionnaire de condominiums a notamment pour rôle d’assurer l’exactitude, le détail et la protection des dossiers, ainsi que la gestion du processus de demande de dossiers.

De temps à autre, l’OORGC a observé, de la part d’un conseil d’administration, la demande d’accès aux adresses de courriel et aux numéros de téléphone de propriétaires, ou encore aux dossiers qui sont interdits d’accès aux propriétaires en vertu de la Loi sur les condominiums.

Les gestionnaires de condominiums protègent les dossiers et traitent les demandes avec circonspection

Conformément à l’article 19 du code de déontologie applicable en vertu de Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums (LSGC), les gestionnaires de condominiums ne doivent pas divulguer de renseignements confidentiels à des tiers sans le consentement écrit préalable de la personne à laquelle ces informations se rapportent, sauf obligation légale contraire. Cela dit, le paragraphe 6(c) du Règlement de l’Ontario 4/18 (en vertu de la LSGC) exige également qu’un gestionnaire fournisse ces dossiers à l’association lorsqu’on lui en fait la demande.

Dans de telles situations, les gestionnaires doivent s’assurer que la demande de dossiers émane bien du conseil d’administration au nom de l’association condominiale, et non d’un membre particulier du conseil. Si un membre particulier du conseil envoie une demande, celle-ci doit être traitée comme toute autre demande de dossier émanant d’une association condominiale. L’Office ontarien du secteur des condominiums a publié un guide complet qui décrit les dossiers que les propriétaires et les associations condominiales sont autorisés à demander.

Mesures que les gestionnaires doivent prendre dans le traitement de demandes émanant de conseils d’administration

Si un conseil d’administration demande les dossiers d’une association condominiale comprenant des adresses de courriel ou des numéros de téléphone, les gestionnaires doivent guider le conseil :

• ils ne peuvent transmettre de renseignements aux propriétaires qu’au nom du conseil;
• ils doivent obtenir un avis juridique quant au caractère approprié de cette demande;
• ils doivent déconseiller l’utilisation des dossiers à toute autre fin que la conduite des affaires de l’association.

Les gestionnaires de condominiums sont tenus de suivre un code de déontologie dans le cadre de la gestion des dossiers d’associations condominiales. Les gestionnaires n’ont pas le droit de conseiller ou d’aider sciemment une personne à enfreindre la Loi sur les condominiums. Par exemple, si un gestionnaire aide sciemment un conseil de condominiums à accéder à des renseignements personnels à toute autre fin que la conduite des affaires de l’association, cela pourrait être perçu comme une violation de la LSGC et entraîner des mesures disciplinaires ou d’autres mesures réglementaires. En cas de doute quant à ses obligations, un gestionnaire doit consulter un avocat spécialisé en droit de la copropriété.